Seleksi dan Manajemen Proyek - Tugas 4 APSI
Pengertian Seleksi
Seleksi adalah proses pemilihan atau pemilahan individu terbaik dari sekelompok calon pelamar berdasarkan kriteria tertentu untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan organisasi. Dalam konteks sumber daya manusia, seleksi biasanya dilakukan untuk memilih karyawan yang paling cocok untuk suatu posisi atau pekerjaan tertentu. Seleksi melibatkan pengukuran kualifikasi, kemampuan, karakteristik kepribadian, pengalaman kerja, dan faktor-faktor lainnya yang relevan dengan kebutuhan organisasi. Tujuan seleksi adalah untuk memastikan bahwa orang yang dipekerjakan adalah yang terbaik dan dapat memberikan kontribusi yang maksimal kepada organisasi.
Pengertian Proyek
Proyek adalah suatu usaha atau kegiatan yang direncanakan, diorganisasi, dan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan tertentu dalam batasan waktu, anggaran, dan sumber daya yang telah ditetapkan. Proyek memiliki karakteristik yang membedakannya dari aktivitas rutin sehari-hari, yaitu adanya tujuan yang jelas, batasan waktu, dan sumber daya terbatas.
Tujuan utama manajemen proyek adalah untuk mencapai hasil yang diinginkan dalam batasan waktu, anggaran, dan sumber daya yang tersedia. Dalam praktiknya, penggunaan metodologi dan alat bantu manajemen proyek dapat membantu dalam mengelola proyek dengan lebih efektif, seperti Diagram Gantt, PERT/CPM, analisis risiko, dan lain sebagainya.
Pengertian Manajemen
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya (termasuk orang, uang, waktu, dan materi) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen melibatkan pengelolaan berbagai aspek dalam suatu organisasi atau entitas, termasuk manusia, keuangan, operasional, dan sumber daya lainnya.
Pengertian Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah disiplin yang berfokus pada perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditetapkan. Manajemen proyek melibatkan penggunaan metode, teknik, dan alat bantu untuk mengelola proyek dari awal hingga selesai, dengan memperhatikan aspek waktu, anggaran, kualitas, dan risiko. Tujuan utamanya adalah mencapai hasil proyek yang diinginkan dalam batasan waktu, anggaran, dan sumber daya yang telah ditetapkan.
Fungsi dan Tujuan Manajemen Proyek
Fungsi-fungsi utama dalam manajemen proyek meliputi :
Perencanaan Membuat rencana proyek yang mencakup tujuan proyek, lingkup, jadwal, anggaran, sumber daya yang dibutuhkan, dan strategi umum untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Pengorganisasian Mengorganisasi tim proyek dengan menetapkan peran dan tanggung jawab, serta mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas proyek.
Pengarahan Memimpin dan mengarahkan anggota tim proyek untuk mencapai tujuan proyek. Ini melibatkan komunikasi yang efektif, pembagian tugas, motivasi, dan pembinaan anggota tim.
Pengendalian Memantau kemajuan proyek, memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana, dan mengambil tindakan korektif jika terjadi penyimpangan. Pengendalian juga melibatkan manajemen risiko, manajemen perubahan, serta evaluasi kinerja proyek secara keseluruhan.
Penyelesaian Menyelesaikan proyek sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dan memastikan penyerahan hasil proyek kepada pihak yang bersangkutan. Ini melibatkan evaluasi akhir, dokumentasi proyek, dan pembelajaran dari pengalaman proyek.
Sedangkan tujuan dari manajemen proyek meliputi :
Mencapai Tujuan Proyek Menyelesaikan proyek sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan, termasuk mencapai hasil yang diinginkan, mencapai kualitas yang diharapkan, dan memenuhi persyaratan proyek.
Mengelola Batasan Mengelola batasan waktu, anggaran, dan sumber daya yang telah ditetapkan untuk proyek, dengan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana dan tidak melampaui batasan tersebut.
Mengoptimalkan Penggunaan Sumber Daya Mengelola dan mengalokasikan sumber daya proyek dengan efisien dan efektif, termasuk tenaga kerja, keuangan, peralatan, dan bahan, untuk mencapai hasil proyek secara optimal.
Mengelola Risiko Mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang mungkin timbul selama pelaksanaan proyek. Tujuan ini adalah untuk mengurangi dampak risiko negatif dan memanfaatkan peluang yang mungkin muncul selama proyek.
Meningkatkan Kinerja Proyek Mengelola proyek dengan baik untuk mencapai tingkat kinerja yang tinggi, termasuk menjaga kualitas, menjaga waktu pelaksanaan, serta memastikan kepuasan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek.
Memastikan Kepuasan Pelanggan Memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan atau pemangku kepentingan (stakeholder) yang terlibat dalam proyek, sehingga mencapai kepuasan mereka terhadap hasil proyek.
Elemen Manajemen Proyek
Berikut adalah elemen penting dalam manajemen proyek :
Tujuan Proyek Tujuan yang ingin dicapai melalui proyek tersebut menjadi pijakan untuk mengarahkan semua kegiatan dan pengambilan keputusan dalam proyek.
Lingkup Proyek Definisi yang jelas tentang aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan, hasil yang diharapkan, dan batasan proyek. Lingkup proyek membantu dalam mengarahkan fokus dan menghindari ambiguitas.
Jadwal Proyek Penjadwalan yang mencakup estimasi waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas dan menentukan urutan dan waktu mulai dan selesai untuk setiap aktivitas proyek. Jadwal proyek membantu dalam mengatur dan mengontrol waktu pelaksanaan proyek.
Anggaran Proyek Manajemen anggaran yang melibatkan identifikasi dan estimasi biaya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek. Anggaran proyek membantu dalam mengelola sumber daya finansial yang tersedia dan mengontrol pengeluaran.
Tahapan Manajemen Proyek
Tahapan manajemen proyek umumnya mengikuti pendekatan siklus hidup proyek dan dapat dibagi menjadi lima tahap utama. Berikut adalah penjelasan singkat tentang setiap tahapan tersebut:
Inisiasi Tahap inisiasi adalah langkah pertama dalam manajemen proyek. Pada tahap ini, ide proyek diperkenalkan dan dievaluasi untuk menentukan apakah proyek tersebut layak dilanjutkan. Hal ini meliputi identifikasi masalah atau peluang yang memicu proyek, penentuan tujuan proyek, dan analisis kelayakan yang mencakup aspek finansial, teknis, operasional, dan strategis. Hasil dari tahap ini adalah pembentukan tim proyek, penyusunan proposal proyek, dan persetujuan untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
Perencanaan Tahap perencanaan melibatkan penyusunan rencana rinci untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditetapkan. Ini mencakup pengidentifikasian lingkup proyek, penentuan tugas-tugas yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, penjadwalan kegiatan, dan identifikasi risiko. Selain itu, tahap perencanaan juga melibatkan pembuatan anggaran proyek, identifikasi stakeholder, dan penyusunan rencana komunikasi. Hasil dari tahap ini adalah rencana proyek yang komprehensif dan dapat digunakan sebagai panduan selama pelaksanaan proyek.
Pelaksanaan Tahap pelaksanaan melibatkan pelaksanaan tugas-tugas yang telah direncanakan dalam rencana proyek. Tim proyek bekerja sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, melakukan pengelolaan sumber daya, dan berkoordinasi untuk mencapai tujuan proyek. Selama tahap ini, manajer proyek bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana, memfasilitasi komunikasi antar tim, memonitor kemajuan proyek, dan mengelola perubahan yang mungkin terjadi.
Pengawasan dan Pengendalian Tahap pengawasan dan pengendalian berfokus pada pemantauan kemajuan proyek, pembandingan hasil aktual dengan rencana, dan mengambil tindakan korektif jika ada penyimpangan. Ini melibatkan pemantauan kualitas, pengawasan anggaran, pengelolaan risiko, serta pelaporan kemajuan proyek kepada pihak yang berkepentingan. Tujuan utama dari tahap ini adalah memastikan bahwa proyek tetap dalam kendali dan mencapai tujuan yang ditetapkan.
Penyelesaian Tahap penyelesaian terjadi setelah semua tugas proyek selesai dilaksanakan. Pada tahap ini, proyek dievaluasi, hasilnya diverifikasi dan disetujui, dan dilakukan penyerahan kepada pihak yang berkepentingan. Evaluasi proyek melibatkan perbandingan antara hasil yang dicapai dengan tujuan awal, identifikasi pelajaran yang dapat dipetik dari pengalaman proyek, dan pembuatan laporan penyelesaian proyek. Tahap penyelesaian juga melibatkan pembubaran tim proyek dan penutupan administratif proyek.
ANALISA STUDI KASUS PROJECT MANAGEMENT
PENGEMBANGAN APLIKASI E-COMMERCE
| Klasifikasi Proyek | Detail |
|---|---|
| Size | Proyek ini memiliki ukuran yang menengah hingga besar. Jumlah orang yang dibutuhkan akan bergantung pada seberapa besar target pasar yang ingin dicapai. |
| Cost | Proyek ini memiliki biaya yang relatif signifikan, terutama karena ini adalah pengembangan dari awal. Biaya tergantung pada kompleksitas aplikasi yang akan dibuat. |
| Purpose | Tujuan proyek ini adalah meningkatkan pasar penjualan dan efektivitas penjualan melalui teknologi komputer terpadukan. |
| Length | Durasi proyek bergantung pada tingkat kompleksitas dan kerumitan aplikasi yang akan dibuat. |
| Risk | Risiko proyek meliputi masalah teknis perangkat, keterlambatan waktu pengembangan, ketidakstabilan keuangan, masalah internal perusahaan, kebocoran data, dll. |
| Scope | Lingkup proyek mencakup desain, pengembangan, pengujian, peluncuran, dan dukungan awal aplikasi atau website e-commerce. |
| Economic Value | Proyek ini diharapkan meningkatkan progress penjualan, transaksi jual beli, menarik investor, dan meningkatkan kualitas dalam citra perusahaan. |
Metodologi proyek merujuk pada pendekatan sistematis yang digunakan untuk merencanakan, mengelola, dan menyelesaikan proyek. Metodologi proyek memberikan kerangka kerja yang terstruktur dan langkah-langkah yang terdefinisi dengan jelas untuk mengarahkan tim proyek dalam melaksanakan tugas-tugas proyek dengan efisien.
Metodologi Agile akan digunakan untuk mengelola pengembangan aplikasi e-commerce. Pendekatan Scrum akan digunakan dengan sprint sebagai unit kerja, dan tim akan bekerja secara iteratif untuk menghasilkan fitur-fitur aplikasi secara bertahap.
3. Perencanaan Kerja
| ID | Task Name | Assigned To | Estimate Time | Dependency | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Persiapan dan Analisis Rencana Bisnis | CEO | 2 minggu | - | open |
| 2 | Analisis Kebutuhan | Tim Analisis | 2 minggu | - | open |
| 3 | Desain UI/UX | Tim Desain | 1 minggu | 1 | open |
| 4 | Pembuatan Database | Tim Pengembangan | 3 minggu | 1 | open |
| 5 | Pembuatan Fitur Login | Tim Pengembangan | 1 minggu | 1 | open |
| 6 | Integrasi Payment Gateway | Tim Pengembangan | 2 minggu | 3, 4 | open |
| 7 | Pengujian Fungsional | Tim QA | 2 minggu | 2, 3, 4 | open |
| 8 | Penyempurnaan Desain | Tim Desain | 1 minggu | 2 | open |
| 9 | Implementasi Fitur Checkout | Tim Pengembangan | 1 minggu | 4, 5, 6 | open |
| 10 | Pengujian Keseluruhan | Tim QA | 1 minggu | 6, 8 | open |
| 11 | Peluncuran Aplikasi | Tim Operasional | 1 minggu | 9 | open |
| 10 | Peluncuran Aplikasi | Tim Operasional | 1 minggu | 9 | open |
3. Perencanaan Tim
.png)
| Role | Job Description | Assigned To |
|---|---|---|
| CEO | Menentukan strategi bisnis dan tujuan jangka panjang, mengelola anggaran, dan menjalin hubungan dengan investor. | Siti Aisyah |
| Project Manager | Memimpin dan Memastikan bahwa proyek berjalan dengan lancar dan sesuai rencana. | Muhammad Ali |
| Tim Desain | Menangani desain antarmuka pengguna (UI) dan pengalaman pengguna (UX) untuk memastikan aplikasi memiliki tampilan yang menarik dan mudah digunakan oleh pengguna. | Budi Gunawan |
| Tim Pengembang | Membuat dan mengembangkan aplikasi sesuai kebutuhan yang telah dianalisis sebelumnya. | Heri Subagyo |
| Tim QA | Bertanggung jawab untuk melakukan pengujian dan debugging aplikasi, memastikan kualitas dan keandalan aplikasi sebelum diluncurkan ke publik. | Alvin Setiawan |
| Tim Analisis | Menganalisis kebutuhan pengguna dan merancang sistem aplikasi. Menentukan alur kerja sistem informasi. | Bunga Dewi |
Kontak kerja adalah kontrak atau sistem perjanjian dalam bentuk tertulis atau lisan yang dibuat untuk mengikat hubungan antara pekerja atau buruh dengan pengusaha / perusahaan dalam periode tertentu maupun waktu tertentu.
- Membangun aplikasi e-commerce yang sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
- Meningkatkan pasar penjualan dan efektivitas penjualan melalui teknologi komputer terpadukan.
- Meningkatkan produktivitas penjualan perusahaan dengan adanya sistem transaksi online.
- Meningkatkan pendapatan perusahaan melalui peningkatan kinerja dan kualitas dalam image perusahaan.
Jabatan dan Tanggung Jawab :
- Menjabat pada posisi yang ditetapkan dan bertanggung jawab atas tugas dan fungsi yang diemban pada posisi tersebut.
- Menjalankan tugas dan fungsi pekerjaan sesuai dengan jam kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
- Melaksanakan tugas dan fungsi pekerjaan sesuai dengan ketentuan peraturan perusahaan, hukum dan peraturan yang berlaku.
- Melaksanakan tugas dan fungsi pekerjaan sesuai dengan ketentuan peraturan perusahaan, hukum dan peraturan yang berlaku.
Dengan adanya manajemen risiko yang efektif, organisasi atau proyek dapat mengurangi risiko yang tidak diinginkan, mengoptimalkan peluang yang ada, dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan.
Tingkat : Sedang
Potensi : Dapat menyebabkan kinerja karyawan terlalu berat, hasil akhir aplikasi yang belum sempurna dan tidak sesuai.
Solusi : Tim perencanaan melakukan riset dan persiapan lebih awal dan lebih matang sehingga penjadwalan proyek sesuai.
Potensi : Dapat menyebabkan kerugian finansial, reputasi yang buruk, atau masalah hukum.
Solusi : Mengimplementasikan langkah-langkah keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan pengawasan akses. Melakukan audit keamanan secara teratur dan melibatkan ahli keamanan untuk mengidentifikasi dan mengatasi kerentanan potensial.
Potensi : Dapat menyebabkan gangguan operasional, reputasi yang buruk, kehilangan pelanggan.
Komentar
Posting Komentar